La pandemia COVID-19 può essere paragonata ad un pulsante di hard reset per il mondo. Comprendere e comunicare le informazioni più aggiornate sta letteralmente salvando vite umane, ma mentre le agenzie governative si affrettano a riferire ai loro collegi elettorali, è chiaro che ci sono alcuni difetti nel sistema.
Organizzazioni statali essenziali come i dipartimenti sanitari stanno scoprendo che semplicemente non riescono a tenere il passo con il flusso di comunicazioni. Le linee telefoniche sono inceppate, i messaggi lasciati senza risposta, i residenti sono frustrati e i dipendenti sono stressati.
I governi locali devono fare di meglio quando si tratta di risposta alle crisi. Come prima linea di difesa, i leader IT possono aiutare le agenzie a implementare comunicazioni asincrone flessibili – conversazioni che avvengono in modo intermittente, come messaggi di testo, piuttosto che in un flusso costante, come una telefonata – attraverso una piattaforma di messaggistica online. Questo tipo di sistema può aiutare le agenzie a gestire centinaia di conversazioni al giorno e liberare le linee telefoniche per chiamate più critiche.
Riflettendo sulla recenti esperienze aziende americane che lavorano con il Dipartimento della Salute dello Utah per creare un sistema di messaggistica per rispondere a tutte le richieste relative a COVID-19, ecco alcuni passi chiave che i governi locali possono prendere per prepararsi alla prossima crisi:
Contatta i cittadini utilizzando i metodi che desiderano utilizzare
Ora, più che mai, i governi dovrebbero essere collegati e focalizzati sui servizi ai cittadini. Con un numero maggiore di persone che contattano le amministrazioni locali attraverso i loro dispositivi mobili, le agenzie devono fare di meglio per interagire con i loro elettori utilizzando le piattaforme mobili che preferiscono utilizzare.
Le piattaforme di messaggistica online che consentono comunicazioni asincrone come messaggi di testo e chat Web sono utili, raggiungono i componenti dove vogliono essere raggiunti e possono consentire alle agenzie di connettersi rapidamente durante le emergenze. Le principali piattaforme di prodotti di messaggistica sono in genere economiche da implementare ed efficaci nell’aiutare le agenzie a scalare per far fronte alle emergenze con una maggiore larghezza di banda, consentendo ai team di fare di più con meno risorse.
Creare formazione e messaggistica per superare le sfide dell’adozione
L’implementazione di un nuovo processo presso un’agenzia governativa può richiedere del tempo. I giorni e le ore contano in una crisi e possono letteralmente essere la differenza tra vita e morte, motivo per cui è fondamentale che qualsiasi soluzione testuale sia facile da scalare per l’intera forza lavoro quando necessario.
Fortunatamente, le agenzie non hanno bisogno di reinventare le loro comunicazioni da zero. Basta affidarsi ad un’agenzia comunicazione a Roma. Esse hanno diverse piattaforme potenti ed economiche tra cui scegliere che aiuteranno ad avviare il processo. Con il partner giusto, l’introduzione di una nuova funzionalità online come la chat web può richiedere solo pochi minuti, semplicemente inserendo una riga di codice in un sito esistente, anziché settimane o settimane di sviluppo.
La prossima sfida è quella di formare il personale addetto alle comunicazioni, un’altra area in cui strumenti precedentemente creati semplificheranno drasticamente il processo. Funzionalità come dashboard che mostrano tutti i thread dei messaggi a colpo d’occhio sono strumenti potenti per coloro che forniranno effettivamente le informazioni e i servizi essenziali. Le app mobili sono fondamentali anche per rispondere a situazioni di emergenza. Con quale frequenza negli ultimi mesi gli operatori delle agenzie sanitarie locali avrebbero preferito rispondere alle richieste urgenti tramite un’app sui loro dispositivi?
Infine, il pubblico deve adottare i nuovi strumenti per ottenerei benefici: risposte più rapide per i componenti e fabbisogno di risorse ridotto per le agenzie. Spargere la voce (tramite canali social, e-mail, ecc.) Sui nuovi canali di comunicazione incoraggerà un ampio utilizzo, così come con messaggi chiari e fruibili e elementi visivi facili da identificare sulla home page di un’agenzia.
Anche in circostanze normali, gli strumenti asincroni sono ideali per la deviazione delle chiamate in periodi di volume elevato, consentendo a un membro del personale di tenere più conversazioni simultanee. Questa capacità consente alle agenzie che hanno maggiori esigenze di assistenza ai clienti come i dipartimenti di autoveicoli, le agenzie di transito e le organizzazioni di servizi di comunità di ridurre la pressione sulle loro linee telefoniche.
