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6 regole di buon uso delle email che tutti si dimenticano

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Tecnologia

Volete gestire correttamente le vostre email professionali? Allora non dovreste assolutamente perdere di vista le 6 regole di buon uso che di seguito abbiamo voluto  condividere con voi, nella speranza che possano essere di congruo utilizzo.

In primo luogo, assicuratevi che il vostro messaggio sia completo: prima di fare clic su Invia, effettuate un doppio controllo per assicurarvi che la riga Oggetto della vostra e-mail sia compilata, che abbiate incluso una firma, che state inviando il messaggio alla persona di contatto corretta, e così via.

Provate inoltre il vostro messaggio di posta elettronica prima di spedire “Invia”: un controllo ortografico e di grammatica potrebbe salvarvi da disattenzioni e errori di varia natura. Se poi l’email è particolarmente importante, provate a inviare un messaggio di posta elettronica di prova: ovvero, prima di inviare effettivamente la vostra email, inviate il messaggio a voi stessi per verificare che la formattazione funzioni. Se tutto sembra a posto, rispedite all’azienda o alla persona a cui state scrivendo.

Per poter tenere traccia delle email, potete altresì scegliere di inviare una copia del messaggio di posta elettronica a voi stessi: utilizzate il campo Ccn per inviare una copia del messaggio di posta elettronica in modo da avere una registrazione di quando avrete inviato il messaggio a chi l’avete inviato. Tenete anche conto che molti programmi di posta elettronica è possibile configurare delle cartelle: gestitele per tutte le email di lavoro, e così via.

Infine, controllate regolarmente la vostra e-mail: il tempo è essenziale, e se è vero che non dovreste certamente stare dietro alla casella di posta elettronica ogni minuto del giorno,  è anche vero che non rispondere per interi giorni è quanto di più deleterio possiate fare.

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